Cinq façons dont le suivi automatisé des crédits protège les marges des TMC et offre de la valeur aux clients
Montréal, Canada — 3 août 2026 —
Magnatech® Travel Management Solutions protège les marges des TMC de cinq façons avec OnTrackplus®
Dans le contexte hautement concurrentiel de la gestion des voyages d’affaires, les sociétés de gestion de voyages (TMC) doivent maintenir un équilibre délicat : maximiser la valeur pour leurs clients corporatifs tout en protégeant leurs propres marges opérationnelles.
Depuis des années, l’un des facteurs les plus discrets, mais aussi les plus persistants, qui pèsent sur les deux côtés de cette équation est la gestion des billets d’avion non utilisés. Selon une estimation couramment citée dans l’industrie, environ 5 % des billets d’avion corporatifs ne sont jamais utilisés. Lorsque les crédits qui en découlent ne sont pas repérés, surveillés et appliqués avant leur expiration, ils représentent une source importante de pertes financières évitables pour les clients corporatifs.
Ils créent également un risque opérationnel et commercial pour la TMC.
Historiquement, les TMC se sont appuyées sur des feuilles de calcul rétrospectives, des vérifications manuelles par les conseillers ou des rapports isolés des systèmes mondiaux de distribution (GDS) pour gérer les billets et les crédits non utilisés. Toutefois, à mesure que la distribution aérienne se complexifie et que les volumes de réservation augmentent, le suivi manuel n’est plus seulement inefficace : il accroît le risque de crédits manqués, d’erreurs de calcul, de service incohérent et de visibilité limitée pour les clients.
La plateforme OnTrackplus® de Magnatech a été développée précisément pour transformer la gestion des crédits, qui passe d’une tâche réactive et exigeante en main-d’œuvre à un actif automatisé qui protège les revenus. En nous appuyant sur des résultats concrets obtenus par des agences, nous présentons les cinq piliers clés où le suivi automatisé offre un rendement du capital investi immédiat et mesurable aux TMC et à leurs clients corporatifs.
1. Réaliser des économies pour les clients grâce à un écosystème fluide
L’approche traditionnelle des crédits non utilisés, soit une feuille de calcul mensuelle ou trimestrielle des crédits non utilisés d’un client, est par nature rétrospective. Au moment où le client examine le rapport, de nouvelles réservations ont déjà été effectuées avec de nouveaux fonds, tandis que les crédits plus anciens continuent de se rapprocher de leur date d’expiration.
OnTrackplus renverse ce modèle en misant sur une approche plus proactive, qui rend l’information actuelle sur les crédits disponible dans les technologies que les TMC et leurs clients utilisent déjà.
Pour les TMC connectées à Sabre, OnTrackplus automatise également le suivi des EMD-A et EMD-S disponibles par l’intermédiaire du GDS, ce qui étend la visibilité au-delà des billets non utilisés aux crédits associés aux services auxiliaires et à d’autres transactions liées aux voyages.
Plutôt que d’obliger les conseillers en voyages à ouvrir un autre système ou à lancer une requête manuelle distincte, OnTrackplus agit comme un moteur centralisé de données sur les crédits, soit la source de vérité pour les billets non utilisés, pour ainsi dire. Il repère, calcule, surveille et distribue l’information sur les billets non utilisés aux environnements de réservation et de profils pertinents. L’information sur les crédits peut être intégrée à tout système propriétaire au moyen de notre bibliothèque d’API pour billets non utilisés, en plus de s’intégrer automatiquement aux profils GDS, aux technologies de réservation comme les outils de réservation en ligne (OBT), BookingBuilder et les plateformes de gestion de profils, notamment Kudos et Umbrella, pour n’en nommer que quelques-unes. La propre solution de contrôle de la qualité de Magnatech, MTWorkflows®, est également intégrée à OnTrackplus pour les TMC déterminées à maximiser l’application des crédits avant l’émission d’une nouvelle réservation en ligne ou hors ligne.
Toutes ces options signifient qu’un crédit disponible peut être repéré au moment où une nouvelle réservation est envisagée, plutôt que d’être découvert passivement des semaines ou des mois plus tard dans une feuille de calcul.
En présentant la disponibilité des crédits en temps réel au moment précis où une réservation est amorcée, OnTrackplus veille à ce que les crédits soient réellement appliqués avant leur expiration, ce qui se traduit directement par des économies concrètes pour vos comptes corporatifs.
2. Redonner un temps précieux aux conseillers en voyages
L’industrie du voyage continue de faire face à d’importantes contraintes de main-d’œuvre et à des enjeux de capacité chez les agents. Dans un environnement manuel, les conseillers en voyages d’affaires peuvent passer des heures à vérifier des billets, à valider les conditions des crédits auprès des compagnies aériennes, à calculer les valeurs résiduelles et à rechercher des documents qui pourraient potentiellement être réutilisés. Parallèlement, les gestionnaires de comptes peuvent consacrer plusieurs jours chaque mois à recueillir, valider et présenter des rapports sur ces mêmes billets non utilisés, aussi appelés billets en attente. Chaque minute qu’un conseiller expérimenté ou qu’un gestionnaire de comptes passe à jouer au détective des données est une minute qui n’est pas consacrée à offrir un service à valeur élevée, à soutenir les voyageurs, à gérer des réservations complexes, à élaborer des améliorations ou à renforcer les relations avec les clients.
OnTrackplus automatise non seulement la recherche, le suivi et le calcul des billets non utilisés, mais aussi la production de rapports connexes. Ces rapports sont personnalisés, puis planifiés, afin que chaque client reçoive exactement l’information qu’il souhaite voir dans ses rapports, à la fréquence qui lui convient. Mais cela ne s’arrête pas là. Les rapports OnTrackplus constituent également un outil interne précieux pour aider les agences à gérer les champs manquants, les dates d’expiration et même à produire des rapports sur les crédits échangés, remboursés et expirés, afin de démontrer la valeur de la TMC et d’améliorer continuellement la performance. L’adage selon lequel ce qui se mesure se gère s’applique parfaitement ici.
Le rendement opérationnel de l’automatisation peut donc être considérable. Comme le souligne notre étude de cas publiée avec Goldman Travel Corporation, l’agence a indiqué que la mise en œuvre d’OnTrackplus lui avait permis d’économiser environ 2 jours de travail par mois pour chaque gestionnaire de comptes et 1 jour par mois par conseiller.
Au total, l’investissement dans OnTrackplus a permis de redonner à l’équipe l’équivalent de 27 jours d’activité opérationnelle chaque mois. L’automatisation a aussi contribué à éliminer l’incertitude associée aux calculs manuels des billets. Plutôt que d’obtenir des réponses différentes selon les conseillers, l’agence a pu mettre en place un processus plus uniforme et standardisé.
En réduisant la charge administrative liée aux billets non utilisés, les TMC peuvent soutenir des volumes de transactions plus élevés et de plus grands comptes corporatifs sans devoir augmenter proportionnellement leurs ressources administratives.
Tout aussi important, les conseillers expérimentés peuvent consacrer davantage de temps au travail que les clients apprécient le plus.
3. Réduction marquée des notes de débit d’agence coûteuses (ADM)
La distribution aérienne et le service des billets n’ont jamais été aussi complexes.
L’accélération rapide du contenu New Distribution Capability (NDC), parallèlement aux réservations EDIFACT traditionnelles, signifie que les conditions d’échange, les règles relatives à la valeur résiduelle et les exigences de service peuvent varier considérablement selon le transporteur et le canal de distribution.
Les crédits mal calculés ou mal appliqués peuvent entraîner des notes de débit d’agence punitives, surtout lorsqu’un billet a été partiellement utilisé ou qu’un crédit a déjà été échangé ou remboursé. Pour une TMC qui fonctionne avec des frais fixes par transaction ou des frais de gestion, même un petit nombre d’ADM importantes peut réduire de façon notable la rentabilité d’un compte corporatif.
OnTrackplus aide à réduire ce risque en repérant les crédits complets et partiels, en reconnaissant les segments qui demeurent ouverts et en calculant la valeur disponible correspondante. Les conseillers disposent ainsi d’une base plus claire et plus uniforme pour appliquer correctement le crédit.
Le système aide également à prévenir l’utilisation en double. Lorsqu’un crédit est échangé ou remboursé, OnTrackplus met automatiquement à jour les outils de réservation en ligne, les plateformes de profils et les outils de production de rapports connectés, afin qu’il n’apparaisse plus comme disponible pour de futures réservations.
Les conseillers continuent d’appliquer leur expertise en examinant les conditions tarifaires pertinentes avant de traiter un échange ou un remboursement. OnTrackplus® soutient ce processus en améliorant le calcul des crédits, en aidant à assurer une application exacte et en retirant les crédits utilisés de l’ensemble de l’écosystème de réservation. Ensemble, ces contrôles aident les TMC à réduire les erreurs de service et à protéger leurs marges contre les ADM évitables.
Cela a été démontré dans la récente étude de cas de Magnatech avec TravelexBiz, établie à Chicago. En intégrant OnTrackplus à son environnement de réservation et de profils, TravelexBiz a amélioré la visibilité et l’application des crédits disponibles, ce qui a contribué à réduire les erreurs de service coûteuses et les ADM.
L’agence a déclaré des économies d’environ 3 000 $ US à 5 000 $ US par mois grâce à une diminution des erreurs de service et des ADM qui en découlaient.
En réduisant la dépendance aux processus manuels individuels et en les remplaçant par une automatisation normalisée des données, OnTrackplus protège directement les résultats financiers de la TMC tout en favorisant un service client plus exact et plus uniforme.
4. Convertir les crédits non utilisés en valeur réellement utilisée
Les ententes avec les transporteurs privilégiés peuvent représenter une partie importante de la stratégie commerciale d’une TMC, tandis que les clients corporatifs peuvent aussi avoir des engagements liés aux routes, aux volumes ou aux parts de marché avec les transporteurs qu’ils ont choisis.
Lorsqu’un billet non utilisé expire, la valeur restante est perdue par le client et conservée par la compagnie aérienne. Ironiquement, même si elle conserve la valeur du billet, la compagnie aérienne ne considère pas les vols non effectués comme contribuant aux objectifs liés aux transporteurs privilégiés, aux ententes de surcommission ou aux engagements corporatifs par route.
À cet égard, un crédit corporatif non utilisé ressemble à un certificat-cadeau qui arrive à expiration. La valeur a déjà été payée, mais à moins qu’elle soit repérée et utilisée dans la période permise, ni le client ni la TMC ne reçoit le bénéfice prévu, tandis que la compagnie aérienne accumule les revenus.
OnTrackplus aide à éviter que cette valeur soit négligée en rendant les crédits admissibles visibles au moment où un nouveau voyage est réservé. Lorsque l’itinéraire, les conditions tarifaires et l’entente avec le fournisseur concordent, le crédit, moins les frais d’échange applicables, peut être appliqué à un nouveau voyage, ce qui redonne de la valeur au client corporatif et transforme un document autrement dormant en activité réellement effectuée.
En aidant les agences à convertir des crédits arrivant à expiration en voyages complétés, OnTrackplus soutient les économies des clients, la performance auprès des fournisseurs et un volet important des revenus commerciaux des TMC.
5. Renforcer la diligence raisonnable et la transparence pour remporter les appels d’offres corporatifs
Les responsables des achats corporatifs et les acheteurs de voyages sont de plus en plus sensibles aux risques. Aujourd’hui, les appels d’offres ne portent plus uniquement sur les frais de transaction. Ils examinent aussi les contrôles internes de la TMC, la sécurité des données et la transparence financière. La surveillance accrue de l’industrie à la suite de divergences comptables et de fonds clients non retournés a encore renforcé les attentes quant à la façon dont les billets non utilisés, les échanges, les annulations et les remboursements sont gérés.
Un appel d’offres typique peut demander comment les crédits non utilisés sont repérés, suivis, appliqués et déclarés, ainsi que quels contrôles sont en place pour prévenir l’utilisation en double et fournir une piste d’audit exacte. Pour les agences qui s’appuient sur des feuilles de calcul, des systèmes isolés ou des processus propres à chaque conseiller, il peut être difficile de répondre à ces questions de façon uniforme.
OnTrackplus agit comme un puissant moteur de diligence raisonnable qui répond directement à ces exigences strictes des appels d’offres. En automatisant entièrement le processus de recherche, de calcul, de suivi et de production de rapports sur les billets non utilisés, la plateforme réduit considérablement le risque d’erreur humaine ou de déclaration inexacte. Les crédits provenant du GDS sont repérés, calculés, surveillés et mis à jour selon un processus uniforme, tandis que les intégrations avec les plateformes de réservation et de profils aident à garantir que les crédits utilisés n’apparaissent plus une fois qu’ils ont été échangés ou remboursés. Les crédits provenant de l’extérieur du GDS peuvent également être ajoutés et tenus à jour dans le même système centralisé.
Les rapports détaillés générés par le système fournissent un registre transparent et vérifiable des crédits disponibles, échangés, remboursés et expirés. Cela permet aux agences de démontrer :
- des processus de suivi des crédits uniformes et automatisés
- une dépendance réduite aux feuilles de calcul et aux dossiers tenus manuellement
- des rapports clients plus clairs et plus exacts
- une meilleure visibilité sur les crédits disponibles et traités
- des contrôles documentés concernant les échanges et les remboursements de billets
Dans un contexte de concurrence pour obtenir des mandats corporatifs, cette transparence peut devenir un élément de différenciation important.
Tout cela est soutenu par la technologie spécialisée et de premier ordre de Magnatech, ainsi que par son engagement envers des contrôles rigoureux en matière de sécurité des données et d’exploitation. Magnatech a obtenu la certification SOC 2 Type II, ce qui fournit une assurance supplémentaire quant aux systèmes et aux processus utilisés pour protéger les données des clients.
Lorsqu’elle présente une proposition pour un mandat corporatif, gouvernemental ou du secteur public, une TMC peut donc faire plus que simplement affirmer que les crédits non utilisés sont surveillés. Elle peut mettre de l’avant le cadre de gouvernance automatisé utilisé pour protéger la valeur des clients. Cela renforce la réponse de l’agence à l’appel d’offres et positionne l’agence comme un partenaire fiable et hautement transparent sur lequel les parties prenantes corporatives peuvent compter.
La conclusion stratégique
La technologie crée sa plus grande valeur lorsqu’elle fonctionne au sein des systèmes que les conseillers et les voyageurs corporatifs utilisent déjà.
Confier la gestion des billets non utilisés à des flux de travail manuels, à des feuilles de calcul déconnectées ou à des files GDS standard peut entraîner l’expiration de crédits, du travail administratif inutile, des erreurs de calcul et une baisse de confiance chez les clients. OnTrackplus fournit une infrastructure de gestion des crédits évolutive et automatisée, conçue spécifiquement pour l’industrie du voyage d’affaires.
En intégrant l’information sur les crédits aux environnements existants de réservation, de profils et de production de rapports, OnTrackplus aide les TMC à :
- réduire les pertes évitables pour les clients
- redonner un temps précieux aux conseillers et aux gestionnaires de comptes
- diminuer le risque d’erreurs de service et d’ADM
- soutenir la performance auprès des fournisseurs privilégiés
- renforcer la transparence dans les processus de vente corporative et d’appels d’offres
La gestion des billets non utilisés se déroule peut-être en coulisses, mais son impact est très visible. Pour les clients corporatifs, elle détermine si des crédits de valeur sont récupérés ou laissés de côté jusqu’à leur expiration. Pour les TMC, elle influence la productivité, la rentabilité, les relations avec les fournisseurs et la capacité de démontrer des contrôles financiers fiables.
L’automatisation du processus transforme la gestion des crédits, qui passe d’un fardeau administratif à une source mesurable de valeur opérationnelle et commerciale.
Joignez-vous à la révolution OnTrackplus®
Découvrez à quel point OnTrackplus s’intègre facilement à votre GDS, à vos OBT et à vos plateformes de profils existants. Communiquez avec l’équipe Magnatech dès aujourd’hui pour planifier une démonstration personnalisée et une évaluation du rendement du capital investi de votre outil de suivi des billets non utilisés.